praca zdalna aplikacje

Zestaw Aplikacji Do Pracy Zdalnej

Nieodłącznymi elementami pracy zdalnej są

urządzenia multimedialne i internet,
za pomocą których tę pracę możesz wykonywać.

Dziś do komunikacji sam telefon już nie wystarcza.
Podstawą jest sprzęt (komputer/laptop, tablet, smartfon),
który posiada konfigurację pozwalającą
na instalację odpowiedniego oprogramowania.

W artykule nie skupiam się na tym z jakich podzespołów
powinno składać się urządzenie multimedialne.
Nie zajmuję się również jaki system jest potrzebny,
aby opisywane aplikacje działały.
Skoro czytasz ten tekst, to zakładam, że dysponujesz
zarówno odpowiednim sprzętem oraz systemem.

Praca zdalna może powodować pewnego stopnia izolację.
Brak bezpośredniego kontaktu w niektórych przypadkach
negatywnie wpływa na twoje samopoczucie oraz na relacje.
Częściowo jest też utrudnione kierowanie ludźmi.

Dlatego tez w tym artykule skupiam się na 3
darmowych aplikacjach do zarządzania i komunikacji.
Ich odpowiednie wykorzystywanie pomoże ci lepiej
organizować pracę swoją i innych.
Umożliwi lepszy kontakt ze światem oraz pozwoli
na sprawniejszy monitoring wykonywanych zadań.

I. SLACK – firmowe centrum komunikacyjne.

Czy jesteś leniwy?
Pytanie nie jest bezzasadne.
Praca zdalna, niedobrze zorganizowana powoduje,
że nieraz masz nadmiar czasu.
A to spowalnia życie, które dotąd prowadziłeś i rozleniwia.

Słowo „slack” oznacza: spowolnienie, zastój, niedbały.
Liczba dostępnych funkcji tej aplikacji jednak przeczy znaczeniu.

praca zdalna aplikacja slack tabletowo

Komunikator wewnętrzny Slack,
to akronim określenia
„Przeszukiwalny Dziennik Wszystkich Rozmów i Wiedzy”
(ang. Searchable Log of All
Conversation and Knowledge).

Jak się powszechnie uważa tę aplikację powinna mieć każda firma.
Tzw. absolutne „musisz mieć” – must have.
Tym bardziej jeśli pracujesz online i prowadzisz grupę ludzi.

Czym jest zatem ta aplikacja?
Najprościej pisząc, Slack, to komunikator tekstowy, do którego
dołączono możliwość rozmów głosowych, wideo i udostępnianie plików.

Komunikacja wideo, to osobne kanały tematyczne.
Każdemu nadajesz inną nazwę (indeksujesz), do każdego z nich dołączasz
odpowiednie osoby, a dodatkowo masz też sposobność rozmowy 1:1.

Slack jest intuicyjny w obsłudze, posiada liczne, łatwo uruchamiane wtyczki.
Aplikację możesz zintegrować/zsynchronizować z zewnętrznymi serwisami:
Dysk Google, Trello, GitHub, Gmail, Zoom, itd.
Lista jest spora, sam wybierasz, co jest ci potrzebne.

Slack umożliwia ci również tworzenie kanałów współdzielonych,
dzięki czemu możesz współpracować z firmami/osobami z zewnątrz.

Na przykład.
Do zrealizowania projektu ty i twoja grupa potrzebujecie kogoś,
kto jest w stanie wam pomóc.

Osoba z zewnątrz wykonuje dla was określone zadanie.
Jednocześnie ma bezpośredni kontakt z resztą uczestników,
podczas wspólnych spotkań.
Bezpośredni wgląd w postęp prac zarówno twojej grupie,
jak i osobom współpracującym zapewnia większy komfort
oraz sprawia, że każdy jest na bieżąco zaznajomiony z postępem projektu.

Wnioski, sugestie i szybko nanoszone poprawki, jeszcze w trakcie realizacji,
pozwalają na wyeliminowanie błędów i zwiększenie wydajności twojego działania.

Nie zapomnisz o zadaniach do wykonania, gdyż Slack
ma wbudowane boty – w odpowiedniej chwili powiadomią cię
o zadaniach, które trzeba zrealizować.

Kto najbardziej zyska na używaniu tej aplikacji?
Wg możliwości i prostoty jakie oferuje, prawdopodobnie najbardziej
skorzystają na tym osoby, których zajęciem jest:
praca zdalna, e-learning, marketing, obsługa klienta.

II. TRELLO – zarządzanie zadaniami.

Jest to doskonała aplikacja, bez względu na to,
czy chcesz wykorzystać ją ściśle do pracy zdalnej,
czy do użytku domowego, aby usprawnić życie domowników.
Wersja bezpłatna w zupełności ci wystarczy.

Jak Trello działa?
Tworzysz przestrzeń (tablicę), udostępniasz ją zaproszonym
przez ciebie osobom i dajesz/dodajesz zadania.
Tablic możesz mieć kilka, np. dla danego projektu jedna.
Daje ci to możliwość rozdzielania zadania dla poszczególnych osób/grup.
Zadania mogą być w formie tekstu, grafiki, linku.

Używanie Trello cechuje się dużą elastycznością i prostotą.
Tablice, listy i karty, które masz do swojej dyspozycji,
pozwalają na intuicyjne działanie, uszeregowanie wielu projektów,
lepszą organizację i szybsze wykonanie, np. zleceń.

praca zdalna aplikacja trello

Dodatkowo synchronizacja aplikacji Trello
z innymi aplikacjami i urządzeniami,
usprawnia działanie twojej firmy, zespołu, grupy.

Jakie są korzyści w pracy zdalnej?
Masz kontrolę nad zadaniami,
które są już zrealizowane,
w trakcie realizacji oraz zaplanowane.
Widzisz postępy działań swoich i ludzi,
z którymi współpracujesz.

Każdy (również ty) na bieżąco umieszcza notatki,
czym w danej chwili się zajmuje i na jakim etapie się znajduje.
Dzięki temu członkowie zespołu są bardziej zmotywowani do działania.
Lepiej wykorzystują czas na pracę, zwłaszcza na pracę zdalną.

III. ZOOM – spotkania online.

Z jedną osobą rozmawiasz telefonicznie,
z dwoma przełączając połączenia…

To przeszłość.
Rzeczywiście, przez lata popularny był Skype.
Pomocna jest aplikacja Slack, ale ona sama nie wystarczy.
Potrzebujesz wspomagania i jednocześnie uzupełnienia,
aby skutecznie działać online.
Dziś masz aplikację Zoom, która już w wersji darmowej
oferuje ci wiele przydatnych rozwiązań.

W skrócie.
Prowadzenie rozmów, wideo-rozmów, webinarów, konferencji,
prezentacji aż do 100 osób obecnych podczas takich spotkań.

praca zdalna aplikacja zoom antyweb

Minusem bezpłatnej wersji jest czas
wspólnego korzystania z tej aplikacji, ograniczony do 40 minut.

Dość często stosowanym obejściem
tej sytuacji jest ponowne połączenie
i kontynuowanie przerwanego spotkania.

* Niewątpliwie najbardziej profesjonalnie wykorzystasz
aplikację Zoom, gdy skorzystasz z opcji płatnej.
Uczestniczyć wtedy może nawet do 1000 osób,
otrzymujesz praktycznie nielimitowany czas spotkań,
masz też wszelkie wsparcie w razie problemów.

Dobra informacja – jeśli w „pokoju” Zoom są maksymalnie 2 osoby
(ty i ta druga), to limitu czasowego nie ma.

Zapewne docenisz aplikację Zoom jeszcze bardziej,
gdy jako osoba prowadząca spotkanie
poznasz jej kilka dodatkowych funkcji:

a. wyłączenie obrazu i dźwięku – doskonałe w przypadku osób,
które „lubią” przeszkadzać.
Ewentualne wyłączenie możesz zastosować, aby nie obciążyć
łącza internetowego i sprawić, że transmisja jest lepsza.
Tę funkcję posiada również każdy z uczestników i może zdecydować,
czy ma być widoczny: niespodziewany telefon, potrzeba fizjologiczna.

b. udostępnianie widoku swojego ekranu – aby na bieżąco pokazać
ważne rzeczy lub prezentację projektu, danych, itp.
Uczestnicy widzę siebie nawzajem oraz to co przedstawiasz.

c. przekazanie kontroli innej osobie – w razie problemów
lub gdy inne osoby mają zabrać dłuższy głos w dyskusji.
W tym rozwiązaniu uczestnicy nie tracą czasu na logowanie się
do „pokoju webinarowego” kolejnego prowadzącego.

d. nagrywanie spotkania – aby każdy, kto nie zanotował,
miał możliwość ponownego zapoznanie się z ustaleniami, itp.
A jeśli spotkanie traktujesz jako promocję pracy, biznesu, produktu,
to abyś mógł podzielić się z osobami spoza projektu.
Nagranie udostępniasz im np. w postaci linku.

e. nagrywanie prezentacji – nie tylko podczas webinaru.
Nagrywasz przygotowaną wcześniej prezentację
z podkładem głosowym i tworzysz film,
który z odpowiednim opisem udostępniasz na stronie swojej lub firmy.

Dodatkowo możesz zdecydować, czy pokazujesz swoją twarz, czy nie.
Za jednym kliknięciem, bez konieczności montażu, tworzysz nagranie:
część 1 – powitanie (widać twoją twarz), cześć 2 – prezentacja (np. slajdy),
słychać tylko twój głos, cześć 3 – zakończenie (ponownie ciebie widać).

Niewątpliwym atutem aplikacji Zoom jest chat:
– wzbogacasz swój przekaz, dodając materiały uzupełniające
i wyjaśniające (w postaci tekstu linków, danych teleadresowych),

– zaś uczestnicy spotkania, aby nie przeszkadzać innym
w odbiorze audio-wideo, mogą zadawać pytania, zgłaszać swoje uwagi.

Warto nadmienić, że spotkanie na Zoom może mieć
charakter prywatny/tajny, dlatego warto umieszczać link
do „pokoju webinarowego” na stronie,
do której dostęp będą miały tylko osoby, które zapraszasz.

Jeśli podasz do publicznej wiadomości link do swojego pokoju,
to może pojawić się ktoś nieodpowiedzialny i niepoważny.
Tym bardziej gorszą sytuacją byłby atak hakerski.
A tego ostatniego raczej byś nie chciał…

Aplikacji do pracy zdalnej jest bardzo dużo.
Wybrane przez mnie (Slack, Trello i Zoom) stanowią niewielką z nich część.
Wersje bezpłatne oferują naprawdę dużo możliwości
i nie jesteś narażony na dodatkowe, a i nieraz niepotrzebne
wydatki już na samym początku pracy online.

Gdy w miarę upływu czasu rozszerzysz zakres swoich działań,
sięgniesz prawdopodobnie po wersje abonamentowe tych aplikacji.
Otrzymasz wtedy jeszcze więcej możliwości i dysponować będziesz
potężnymi narzędziami biznesowymi w swojej pracy online.

Liczba odwiedzin: 42

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Share via
Przewiń do góry
Send this to a friend